Şirketler beklenen ve beklenmeyenleri planlamalıdır. Bu makalede, yönetim ihtiyatlılık yönetimi ve bu düşünce sürecinin ve bakış açısının şirketlerin hem beklenen hem de beklenmedik durumlara hazırlanmasına nasıl yardımcı olduğu hakkında konuşacağız.
Her Zaman Hazırlanın
Söylemeliyim ki, ben asla bir İzci değildim. Gençken çok fazla kötü ya da yanlış şey yaptığımı kastetmiyorum (tamam, gençken bazı şeyler yaptım), ama burada demek istediğim asla gerçek bir İzci olmadım. İzci olmuş insanlara çok saygım var, çünkü rozet almak için çok fazla eğitim ve egzersiz yapmak zorunda kaldılar. Ve tuhaf gelse de, yönetimin beklenmedik okulu, ‘Her zaman hazırlıklı’ olan Boy Scout’un sloganına çok benziyor.
Acil Durum Yönetim Okulu nedir?
Acil durum yönetimini önemsemiş olan şirketler ya da bireyler, bir iş yürütmek için tek bir süreç, sistem ya da yaklaşım olmadığına inandıkları için bunu yaparlar. Buradaki düşünce, planlama, düzenleme, yönlendirme ve kontrol etme, bir şirketin karşılaşabileceği veya karşılaşabileceği belirli konulara veya koşullara göre uyarlanmalıdır. En başta yönetim ekibi tarafından sorulması gereken bazı sorular şunları içerebilir:
Acil durum yönetimini önemsemiş olan yöneticiler, işinizi yürütmek için sistem ve teorilere sahip olsanız da, yapılacak doğru şeylerin karmaşık çevresel ve iç koşulların karmaşıklığına bağlı olduğuna inanırlar. Her departmana veya iş birimine özgü farklı yapılar ve yönetim felsefeleri olabilir, ancak bunlar yolda yanlış gidebilir veya iç ve dış baskılara veya koşullara göre değişmeleri gerekebilir. Böylece, plan ve sistemler mevcut olacak ve bunlar her departman için aynı veya farklı olacaktır, ancak bir sorun ortaya çıkarsa, bu sistemler de değiştirilmeli ve büyük olasılıkla da değiştirilmelidir.
Şöyle bakabiliriz: Konut piyasası çökmeden önce, şirketler iyi kazanıyorlardı. İşlerini yürütmek için planları ve sistemleri vardı, sonra bam! Tabanı ekonomiden düştü. Daha sonra bu konuyla başa çıkmak için beklenmedik durumlar geliştirmek zorunda kaldılar. Bu nedenle, bir durum yönetimi yaklaşımına, bir iş yürütmenin tek bir yolu olmadığına inanmış olabilirler ve daha sonra pazar değiştiğinde, bu değişimle başa çıkmak için beklenmedik durum planları geliştirmek zorunda kaldılar. Beklenmedik durum planlaması devreye giriyor. Beklenmedik durum planlaması bir işletmeyi herhangi bir süre etkili bir şekilde yürütmek istiyorsanız, işletmenizin çalışma şekliyle ilgili acil durumlara veya aksamalara hazırlıklı olmanız gerektiğine inanan bir yaklaşımdır. Amaç ya da düşünce süreci, şirketinizin, bunu durdurabilecek herhangi bir şeye rağmen hala çalışabileceğinden emin olmanız gerektiğidir.
Diğer yönetim teorileriyle ilgili uzun zamandır ortalıkta olmasa da, yönetimin en önemli yönlerinden biridir. Kabul edelim, işler ters gidiyor ve iş yaptıklarında, işlerin yanlış giden şeyden kurtulmak için bir tür acil durum planına sahip olması gerekiyor. Bunu şu şekilde düşünün: Böyle şeyler için plan yapmazsanız ve gerçekleşirse, daha derin bir beladasınız, çünkü ne yaptığınıza nasıl tepki vereceğinizi bilemezsiniz.
Acil Durum Yönetiminin Temel Yönleri
Beklenmedik durum yönetiminin anlamamız gereken birkaç temel unsuru veya yönü vardır, böylece konseptini tam olarak kavrayabiliriz. İlk bileşen iş sürekliliği planlamasıdır. İş Sürekliliği Planlaması beklenen bir riskin ortaya çıkması durumunda ya sorunların ortaya çıkmasını önleyen ya da bir plana izin veren faaliyetleri planlamak ve yürürlüğe koymaktır. Sorunların meydana gelmesini önlemek, arabadaki el freni gibidir. Nadiren (umarız) kullanmak zorunda kalırsınız, ancak bunu ana frenlerinizin patlaması gibi acil bir durumda yaparsınız. Böylece, şirketinizin kritik bir bölümünün (bu durumda frenleriniz) arızalanması planlanmış ve uygulanmıştır. Sanırım hepimiz bunun çok ciddi bir sorun olacağına katılıyoruz ve araba üreticileri araca acil durum freni ekleyerek bunu planladılar.
İkinci kısım veya özellik bir felaket kurtarma planına sahip. Felaket kurtarma planı, şirketin bir felaketten kurtulmak için alacağı planlanmış süreçler veya prosedürlerdir. Felaket dediğimizde, veri merkezinizin yanması gibi çok ciddi bir şey kastediyoruz. Bu durumda, bu büyüklükte bir şey olursa, konu ele alınırken çalışmaya devam etmek için bir plan ve gerçekte olması halinde sorunu ele almak için bir plan olacaktır. Bu bir sigorta poliçesi gibi bir şeydir ve işinizde felaket bir şey olup olmadığını planlayın ve çözülene kadar çalışmaya devam edemezsiniz.
Çevresel Tarama
Şirketler sadece zaman veya para kaybetmelerine ve bir çeşit acil durum planına ihtiyaç duymasına neden olabilecek sorunlar ya da alanlar bulmazlar. Aksine, daha iyi bir kelime bulunmadığını anlamak için çevresel tarama denen şeyi yaparlar. Çevresel tarama, bir fırsatın veya tehditlerin erken belirtilerini aramak için bir kurumun iç ortamlarının (şirketin dört duvarındaki yönler) ve dış ortamların (şirket dışındaki yönler) dikkatle izlenmesidir. Bu tehditler, beklenmedik durum planlamasının devreye gireceği alanlardır. Genellikle, iç çevreye bakarken, şirketler birkaç farklı alana bakarlar:
- İnsan kaynakları
- İmalat
- Maliye
- Veri ağları
Bu alanlar gözden geçirilecek ve şirketin olumsuz etkilenmesine neden olabilecek hususlar – bir grev varsa ne yapmalı, önemli bir makine parçası düşerse ne yapmalı – ele alınacaktır. Dış çevreye bakarken şirketler şunlara bakar:
- Teknoloji
- Siyaset
- Yarışmacılar
- Ekonomi
Bir kez daha ortaya çıkacak bir konu görürlerse (örneğin, yeni bir cumhurbaşkanının seçilmesi), beklenmedik durum planlamasıyla ilgili olası sorunu ele alacaklar.
Makale Özeti
Tartıştığımız gibi, durumsal yönetim, bir iş yürütmek için tek bir süreç, sistem veya yaklaşım olmadığına inanan bir yönetim yaklaşımıdır. Beklenmedik durum yönetimi veya onu takip eden kişiler, şirketi olumsuz etkileyebilecek önemli veya küçük sorunları ele almayı planlayan beklenmedik durum planları geliştirecektir. İç ve dış ortamlara bakacaklar potansiyel sorunları ve sahip oldukları ciddiyet düzeyini anladıktan sonra, sorunların ortaya çıkmasını önleyen veya bir plana izin veren planlama ve yürürlüğe koyma faaliyetlerini içeren iş sürekliliği planları geliştirecekler. Gerçekte beklenen bir risk ve bir felaket kurtarma planı, bir şirketin bir felaketten kurtulmak için alacağı süreçleri veya prosedürleri vardır. Beklenmedik durum yönetimi tıpkı İzciler gibi. Bunu takip eden insanlar ve şirketler her zaman hazırlanmaları gerektiğine inanırlar.
