Bilgi yönetimi, bir kuruluşun bilgi ve deneyimini yakalamayı, depolamayı, paylaşmayı ve kullanmayı mümkün kılmaktadır. Farklı bilgi türleri ve bu makalede bilgi yönetiminin nasıl uygulandığı hakkında bilgi edinin.
Veri, Bilgi ve Bilgi
Diyelim ki bir danışmanlık şirketi işletiyorsunuz ve işiniz, her biri belirli bir bütçeye sahip müşteriler için bir dizi projeden oluşmaktadır. Her proje için bütçenin çoğu çalışanlarınızın maaşları içindir. Müşteriler projenin daha önce tahmin ettiğinizden daha pahalıya mal olacağını duymak istemediğinden, ayrılan bütçe dahilinde kalmak önemlidir. Müşterilerinize gelecekteki projeler için daha iyi hizmet verebilmek için bazı veriler toplayacaksınız. Bunu yaparken, veri, bilgi ve bilgi arasında ayrım yapmak yararlı olacaktır.
Veriler temel gerçeklerden veya değerlerden oluşur. Verilere örnek olarak bir kuruluştaki çalışan sayısı, haftada kaç saat çalıştıkları ve saatlik ücretleri verilebilir.
Bilgi, ek değere sahip olmaları için organize edilmiş olgular topluluğudur. Bilgi, verilerin bağlamını sağlamaktadır ve soruları yanıtlamanıza yardımcı olur. Örneğin, çalışanlar ve kazançları hakkındaki veriler, her çalışanın her bir proje için ne kadar zaman harcadığını gösterecek şekilde düzenlenebilir. Bu, hangi projelerin hala bütçe altında olduğunu ve hangilerinin yapılmadığını görmeyi mümkün kılmaktadır.
Bilgi, bilginin farkındalığını ve anlayışını ve bilginin bir görevi desteklemek veya bir karar vermek için nasıl faydalı olabileceğini temsil eder. Örneğin, benzer nitelikteki gelecekteki projelerin bütçelerini gözden geçirmek için her bir çalışanın belirli projeler için harcadığı zaman bilgisini kullanabilirsiniz. Projeler için en iyi bütçenin nasıl anlaşılacağı bilginin bir örneğidir.
Böylece veri toplarsınız, bunu bilgiye dönüştürürsünüz ve zamanla bu, bilgiyi geliştirmenizi sağlamaktadır.
Bilgi Yönetimi
Şimdi danışmanlık şirketinizin her yıl yaklaşık 3.000 proje ile büyük bir uluslararası firma olduğunu varsayalım. Bu, bireysel olarak yakından bakmanız için çok fazla proje. Bununla birlikte, firmanızda yaklaşık bir düzine üst düzey proje yöneticiniz var ve toplu olarak proje bütçelerini yönetme konusunda çok fazla deneyime sahipler.
Bu yöneticilerin birçoğu yakında emekliye ayrılacak ve kuruluşun geri kalanının yararı için deneyimlerini bir şekilde yakalamaya çalışacaksınız. Bunun için ihtiyacınız olan şey bir bilgi yönetim sistemidir. Bilgi yönetim sistemi veya BYS, bir kuruluşun bilgi ve deneyimini oluşturmak, depolamak, paylaşmak ve kullanmak için insanlar, prosedürler, yazılımlar, veritabanları ve cihazlardan oluşan organize bir koleksiyondur.
Bilgi yönetimi çeşitli bilgi türlerini içerebilir. Açık bilgi nesneldir ve ölçülebilir ve belgelenebilir. Örneğin, çeşitli projelerin orijinal bütçelerini ve fiili harcamalarını analiz ederek, hangi tür projelerin bütçeyi aşma olasılığının daha iyi olduğunu belirlemek mümkündür.
Öte yandan, örtük bilgisinin ölçülmesi o kadar kolay değildir ve resmileştirilmesi daha zordur. Örneğin, daha önceki analizlerin, birçok uluslararası projenin uluslararası bir bileşeni olmayan benzer projelere göre bütçeyi aştığını gösterdiğini varsayalım. Bu açık bilgi size bunun neden olduğunu ve nasıl önlenebileceğini söylemez.
Proje yöneticileri muhtemelen kendi deneyimlerinden döviz kurları, dil engelleri ve iletişim zorlukları gibi faktörlerin rol oynadığını söyleyebilirler. Bu, örgütün örtük bilgisini temsil eder. Bilgi yönetiminin zorluklarından biri örtük bilgiyi resmileştirmeye çalışmaktır. Başka bir deyişle, örtük bilgiyi açık yapmak.
Bilgiyi Yakalayın, Saklayın ve Paylaşın
Bilgiyi yakalamak, depolamak ve paylaşmak her BYS için kritik öneme sahiptir. Bu, kuruluşun bilgisinin bulunduğu yeri tanımlamakla başlar. Bu işleme bazen bir bilgi haritası da denir.
Bir bilgi haritası oluşturmak genellikle kuruluştaki kilit bilgi çalışanlarını tanımlamak için iş akışlarını ve karar alma süreçlerini belgelemeyi içermektedir. Basitçe söylemek gerekmektedirse, bilgi çalışanları bilgiyi yaratan, kullanan ve yayan insanlardır. Buna tipik olarak bilim adamları, mühendisler, yazarlar, eğitimciler, tasarımcılar ve diğer profesyoneller dahildir.
Bilgi çalışanları genellikle profesyonel bir organizasyonun parçasıdır. Ancak, bilgi kuruluşun başka bir yerinde de bulunabilir. Örneğin, deneyimli yöneticiler, bir bilgi çalışanının tipik kategorilerine girmeseler bile çoğu zaman bilgi birikimine sahiptirler.
Bilginin yeri belirli bireyler veya gruplar şeklinde belirlendikten sonra, ele geçirilmesi gerekmektedir. Bilgiyi yakalamak, ilgili tüm belgelerin toplanmasını ve anlamlı bir şekilde düzenlenmesini içermektedir. Ancak, bilginin birçok yönü resmi belgelere kaydedilmez. Bu nedenle, bilgiyi yakalamak, seçilmiş kişiler veya gruplarla röportaj yapmak gibi daha proaktif yöntemler gerektirebilir.
Bilgi genellikle belgeleri, raporları ve veritabanlarını içeren bir bilgi deposu biçiminde saklanır. Bu materyali etkili ve kullanışlı bir şekilde organize etmek için özel yazılım araçları mevcuttur.
Bilgi paylaşımı çeşitli şekillerde gerçekleşebilir. Tipik olarak, daha resmi bilgi politikalar, prosedürler veya kılavuz ilkeler olarak yazılır. Bu belgeler, çalışanlar bunları kullandıkça ve iyileştirme fırsatlarını gördükçe zaman içinde revize edilebilir. Bilgi sunumlar veya toplantılar sırasında kişiden kişiye paylaşılabilir. Bilgi, işbirlikçi yazılım, toplantı yazılımı ve diğer işbirliği araçları kullanılarak elektronik olarak da paylaşılabilir.
Bilgi paylaşımında yaygın olarak kullanılan bir yaklaşım, uygulama topluluklarının kullanılmasıdır. Bunlar ortak bir disipline veya uygulamaya adanmış insan gruplarından oluşur. Bireyler kuruluşun daha resmi yapıları dışında fikir paylaşabilir ve fikir alışverişinde bulunabilirler. Örneğin, büyük bir organizasyonda, farklı departmanlara yayılmış bir dizi tasarım uzmanı olabilir. Belki pazarlama departmanında bir grafik tasarımcı, bilgi teknolojisi departmanında bir web sitesi tasarımcısı ve halkla ilişkiler bölümünde bir video editörü var.
Bu tasarım profesyonelleri bir araya gelebilir ve belki de haftalık bir öğle yemeği toplantısında bilgi paylaşabilirler. Böyle bir uygulama topluluğu kuruluştaki bilgi yönetimine katkıda bulunur. Gruplara katılan yeni bir grafik tasarımcı, organizasyondaki daha deneyimli profesyonellerden hızlı bir şekilde öğrenebilir.
Bütçeyi aşan uluslararası projelerle danışmanlık firmanızın örneğine dönelim. Bilgi yönetimine bir yaklaşım, üst düzey proje yöneticilerinden oluşan bir çalışma grubu oluşturmak olabilir. Bir dizi kolaylaştırılmış toplantı sırasında, belirli projelerin bütçeyi aşmasının bazı nedenlerini ve bunun nasıl önlenebileceğini tartışabilirler. Grup, uluslararası projeler için bütçelerin nasıl geliştirileceğine dair önerileri ve bütçeleri kontrol etmek için alınması gereken önlemleri içeren bir uzlaşma belgesi geliştirebilir. Bu, bazı üst düzey personelin deneyimini yakalar ve firmanın diğerlerine sunmaktadır.
Yazılım
Bir kuruluşta bilginin yakalanmasına, depolanmasına ve paylaşılmasına yardımcı olmak için özel yazılımlar geliştirilmiştir. Bilginin doğası bir organizasyondan diğerine büyük ölçüde değişebileceğinden, bilgi yönetimi yazılımını tanımlayan tek bir yaklaşım yoktur. Çoğu, aşağıdakileri içerebilen bir yaklaşım kombinasyonu kullanılmaktadır:
- Etiketleme – belgeler, koleksiyonun aranabilir olması için anahtar kelimelerle etiketlenir.
- Grafiksel gösterim – bilgi, belge akışları arasındaki bilgi akışları ve bağlantılar olarak temsil edilir.
- Taksonomiler – içerik, mantıksal olarak birbiriyle ilişkili anahtar konular tarafından düzenlenir.
- İçerik yönetim sistemi – içerik, birden fazla kullanıcı tarafından görüntülenebilen ve düzenlenebilen elektronik bir depoda oluşturulur.
Microsoft ve IBM gibi şirketler bilgi yönetimi yazılımı geliştirmiştir.
Makale Özeti
Bilgi yönetim sistemi veya BYS, bir kuruluşun bilgi ve deneyimini oluşturmak, depolamak, paylaşmak ve kullanmak için insanlar, prosedürler, yazılımlar, veritabanları ve cihazlardan oluşan organize bir koleksiyondur. Bilgi yönetimi, hem açık hem de örtük bilgi içermektedir. Bilgiyi yakalamak, depolamak ve paylaşmak her BYS için kritik öneme sahiptir. Bilgi genellikle belgeleri, raporları ve veritabanlarını içeren bir bilgi deposu biçiminde saklanır. Bu materyali etkili ve kullanışlı bir şekilde organize etmek için özel yazılım araçları mevcuttur.
