Literatürde bilgi yönetimi kavramı farklılıklar gösterse de amaç olarak hepsi aynı noktada toplanmaktadır. Fakat bilgi yönetimi süreçleri birçok araştırmacı için farklı aşamalar göstermektedir. Örneğin, De Long (1997) üç temel bilgi yönetimi sürecini tanımlama, aktarma ve kullanma olarak tanımlamıştır. Teece (1998) bu süreçleri yaratma, aktarma, birleştirme, bütünleştirme ve faydalanma olarak tanımlamıştır. Ernst & Young (1998) bu süreçleri planlama, edinme, uygulama ve değerlendirme olarak tanımlamaktadır. Büyük ölçüde, çoğu kavram dört temel bilgi yönetimi sürecini tanımlamaktadır. Bunlar; bilgi üretimi, bilgi depolama, bilgi paylaşımı ve bilgi uygulaması olarak dörde ayrılmaktadır.
Bilgi Üretme ve Geliştirme
Bilgi üretimi ve gelişimi genellikle bilgi yönetiminin ana odak noktası olarak kabul edilmektedir. Bilgi üretimi, tüm organizasyonun yararına yeni ve faydalı çözümler yaratmayı amaçlayan tüm faaliyetleri ve süreçleri kapsamaktadır. Bilgi üretimi, kuruluşun kullanımı için sistematik örgütsel süreçler altında bilinçli bilgi yaratılması olarak tanımlanmaktadır. Öte yandan, bilgi geliştirme, yenilikçi ve yaratıcı fikirleri artan müşteri değerinin üretilmesi için faydalı çözümlere dönüştüren tüm faaliyetler olarak görülmektedir.
Bilgi üretiminin aksine, bilgi gelişimi “sistematik, disiplinli ve sürekli bir çaba” gerektirir. Birincisi, bilgi, bilgisayar bilimi, istatistik, matematik ve model oluşturma yoluyla çeşitli teknikler kullanılarak veride yeni ve faydalı kalıplar ve ilişkiler bulmaya odaklanan veri tabanlarındaki bilgi keşfini veya veri madenciliğini kullanarak bilgi işlemesi yoluyla oluşturmaktadır.
İkincisi, kuruluşlar organizasyon içindeki insanlardan bilgi üretebilmektedir. Bu sürekli yaratım, ilham, sezgi, sosyal etkileşim ve kendiliğindenlik içeren sosyal bir süreçtir. Bilgi yönetiminde önde gelen pek çok ses, bilgi yaratmanın bireysel ve toplumsal bir süreç olduğunu savunmaktadır. Organizasyonlar, kuruluş çapında bilgi yaratmayı mümkün kılan, anlık bilgi akışları ve ağları yaratan bir dizi ilişkiden oluşmaktadır. Örgütsel bilgi bireyler tarafından üretilmekte ve tüm organizasyona dağıtılmaktadır. Örgütsel bilgi paylaşımcıları arasındaki kapsamlı sosyal etkileşimler, örgütsel bilgi yaratma için çok önemlidir.
Üçüncü olarak, örgütler, diğer örgütlerden bilgi edinerek ve kendi kullanımları için kullanarak bilgi üretimi gerçekleştirmektedirler. Taklit, kıyaslama, çoğaltma, satın alma, dış kaynak kullanımı ve keşfetme unsurları diğer kurumlardan bilgi edinme yöntemlerinden bazılarıdır. Bilgi edinildikten sonra, örgütsel öğrenme yoluyla örgütsel bilgiye dönüştürülür ve kuruluşların ön bilgi, deneyim, değer ve prosedürleri ile yeni kombinasyonlar oluşturulmaktadır.
Dördüncü olarak, organizasyon diğer kuruluşlarla işbirliği yaparak bilgi üretebilir ve geliştirebilir. Günümüzde kuruluşlar, bilgi üretimi ve geliştirme faaliyetlerini sınırlarının ötesine taşıyarak bilgi üretimi ve geliştirilmesi amacıyla diğer müşterileri, tedarikçileri ve rakipleriyle de işbirliği yapmaktadır.
Beşinci olarak, bilgi üretmek ve geliştirmek için, kuruluşlar ayrıca araştırma ve geliştirme departmanları gibi organizasyon içinde belirli bölümler oluşturma veya şirket sınırları dışındaki araştırma ve geliştirme birimlerini oluşturmaktadırlar.
Bilgi Kodlaması ve Depolama
Literatürde tanımlanan ikinci ana bilgi yönetimi süreci bilgi kodlaması ve depolanmasıdır. Bilgi kodlaması ve depolanması, gerektiğinde çalışanların ve organizasyonun yeniden kullanımı için bilgi yakalama ve saklama süreci olarak tanımlanmaktadır. Kuruluş içinde saklanan bilgi genellikle “örgütsel hafıza” olarak tanımlanmaktadır. Yaşlanan işgücü ve endüstrideki artan işçi hareketliliği nedeniyle “örgütsel hafızayı” koruma ihtiyacı her zamankinden daha önemli hale gelmiştir.
Örgütsel hafızanın, fiziksel kaynakları (yazılı belgeler, elektronik veritabanlarında saklı yapılandırılmış bilgiler, uzman sistemlerde depolanmış kodlanmış insan bilgisi, belgelenmiş örgütsel prosedürler ve süreçler) ve fiziksel olmayan kaynakları (çalışanların kafalarında saklanan bilgi) olmaktadır. Öte yandan örgütsel bilginin diğer depoları, tedarikçiler, danışmanlar ve müteahhitler gibi dış kaynaklardır ve dünya çapındaki kuruluşların artan bağlantılarıyla birlikte, dışsal bilgi giderek daha fazla önem kazanırken, bilginin izlenmesi giderek daha fazla önem kazanmaktadır.
Bilgi kodlaması ve depolamasındaki en zor şey, bilgiyi, kurum için değerli kılan ayırt edici özelliklerini kaybetmeden bulmak, kodlamak, sınıflandırmak ve depolamaktır. Örgütsel bilgi, örgüt boyunca dağılmıştır ve birçok yerde bulunabilir: insanların zihninde, örgütsel süreçlerde, örgüt kültüründe, yazılı belgeler veya dijital depolama cihazları.
Bilgi kodlaması ve depolamanın bir başka önemli sorunu da zımni bilginin kodlanmasıdır. Fiziksel kaynaklarda depolanan bilginin bireylerin zihninde saklanan bilgiden daha kalıcı olması daha olasıdır. Bu nedenle açık bilgiye dönüştürülmelidir. Bununla birlikte, zımni bilgi kolayca biçimlendirilemez, belgelenemez ve ifade edilemez; çünkü bu, çok özneldir, durumsaldır ve ona sahip olan kişiye bağlı olmaktadır.
Araştırmalar, kodlanmış ve sınıflandırılmış bilginin çalışanların örgütsel belleğe “bağlanmasını” sağladığını ve bilgiyi gerektiğinde tüm organizasyona sunabildiğini göstermiştir. Bilgi kodlaması ve depolaması olmadan, kuruluş bilgi yığınında kaybolabilir veya elde ettikten sonra bilgileri tamamen kaybedebilir ve bu organizasyonların üstesinden gelmek için çok yüksek bir bedel olmaktadır. Bu nedenle, kuruluşların bilgiyi depolamak ve organize etmek için etkili yollar bulmaları son derece önemlidir.
Bilgi Paylaşımı ve Dağıtımı
Bilgi paylaşımı ve dağıtımı, literatürde kapsamlı olarak tartışılan önemli bir bilgi yönetimi sürecidir. Bilgi yönetiminin en önemli amaçlarından biri, bir örgütün entelektüel kaynaklarını bir araya getirmek ve bunları tüm kuruluşlara sunmaktır. Birçok araştırmacı, bilgi paylaşımının yüksek düzeyde bir işbirliği gerektirdiğini belirtmektedir.
Bilgi paylaşımı, insanların zaman içinde karmaşık sorunları çözmek zorunda oldukları durumlarda, bilgi arayışının ve problem çözmenin sonucudur. Bilgi paylaşımının avantajları şunlardır:
[list][item icon=”fa-arrow-right” ]Bilgi paylaşımı belirsizliği azaltır.[/item][/list]
[list][item icon=”fa-arrow-right” ]Bireyin değil, kuruluşun sahip olduğu bilginin olmasını sağlar.[/item][/list]
[list][item icon=”fa-arrow-right” ]Aynı hataları tekrarlamayı ve fazlalıkları azaltmayı sağlar.[/item][/list]
[list][item icon=”fa-arrow-right” ]Organizasyondaki tüm çalışanların ortak bir anlayışı vardır.[/item][/list]
Bununla birlikte, bireyler genellikle bilgi paylaşımına direnme eğilimindedir çünkü bilgi paylaşımında cömert olmak bazen bir dezavantaj yaratır. İnsanlar değerlerinin büyük ölçüde sahip oldukları bilgiye bağlı olduğunu hissettiklerinde, daha önce sahip oldukları bilginin kontrolünden vazgeçmek riskli görünebilmektedir.
Bilgi paylaşımında iki yaklaşım yaygın olarak kullanılmaktadır: Kodlama ve kişiselleştirme, aynı zamanda depolar ve ağlar olarak da adlandırılmaktadır. Kodlama stratejisi, bilginin kaynağından (bilginin nesnel bir bakış açısıyla) kesilebileceğini ve elektronik depolarda / veritabanlarında bilgi temsilciliğinin, onu üreten bireyden bağımsız olarak ele geçirilmesi ve saklanması ile ilgili olduğunu ileri sürmektedir. Depolar genellikle bireyler, ekipler veya başkaları tarafından potansiyel kullanım için organizasyonlar tarafından katkıda bulunan bilgi veritabanlarıdır. Bu nedenle depolar, tüm organizasyon boyunca bilgi paylaşımını mümkün kılmaktadır.
Bilgi Kullanımı ve Değerlendirme
Bilgi kullanımı ve değerlendirilmesi literatürde tanımlanan dört ana bilgi yönetimi sürecinin sonuncusudur. Örgütün bilgi depolarından değer oluşturma ve bilgi yönetimi ana önceliklerinden biri olarak kabul edilmektedir. Bilgi yönetimi faaliyetleri, bilgi aktarımını uygulama alanlarına aktaran davranış, uygulama ve politikalarda değişiklikler yaratmaya odaklanmaktadır. Bir kuruluşun bilgi yönetimi girişimleriyle rekabet avantajı kazanmasının tek yolu budur. Özetle, bilgi yönetimi faaliyetlerinin başarısı, büyük ölçüde, organizasyonun bilgi tabanını piyasada eyleme dönüştürmeye yönelmesine dayanmaktadır.
Diğer üç bilgi yönetimi yönetim süreci, yani bilgi üretimi, paylaşımı ve depolanması, kurumların performansında bir artış yaratmayabilirken, diğer yandan bilgi kullanımı ve değerlendirmesini gerektirmektedir. Çünkü şirketlerin performansı genellikle kuruluşların entelektüel kaynaklarını, bilginin kendisinden faydalanma yeteneklerine dayanmaktadır.
