Bu makalede, yönetimin bir fonksiyonu olarak planlamanın rolünü öğreneceksiniz. Planlama avantajlarını ve planlamanın önündeki engelleri ve bunun kurumsal hedeflere ulaşmak için nasıl kullanıldığını keşfedin.
Yöneticiler Neden Planlama Yaparlar?
Hiç kurulsal bir işletmeye gittin ve mülakatta konuşmaya başladığında sessizlik dışında hiçbir şey çıkmadığı oldu mu? En yakın benzin istasyonundan sadece birkaç kilometre uzakta benzinin bitti mi? Ya da belki de mümkün olan en son dakikaya kadar ertelediğiniz bir projeyi bitirmek için bir kıvılcım gerekiyordu? Tüm bu senaryoların ortak noktası planlama eksikliğidir. Bir plana sahip olmak, özellikle yöneticiler için herkes için iyi bir uygulamadır.
Yöneticilerin planlaması için iyi bir fikir olmasının nedenlerinden bazıları şunlardır:
Yöneticilerin planlaması için neden iyi bir fikir olduğunu bildiğimize göre, yönetimin planlama işlevine biraz daha derinlemesine bakalım.
Yönetim Fonksiyonu Olarak Planlama
Yönetim dünyasında planlama, olabildiğince temeldir. Hatırlarsanız, yönetim işlevlerinin ilki planlamadır. Birçoğu planlamanın yönetimsel işlevlerin en temel olduğuna inanmaktadır, çünkü örgüt, liderlik, kontrol ve personel dahil tüm diğer işlevler planlama işlevinden kaynaklanmaktadır. Planlama, bir kuruluşun neyi başarmak istediğini ve bu amaca ulaşmak için nasıl ilerleyeceğini değerlendirerek organizasyonları yarın için hazırlar.
Yöneticiler zaman planlamasının çoğunu kuruluşta meydana gelebilecek veya oluşabilecek her türlü şey için harcayacaklardır. Genellikle bir yönetici, satışları artırmak veya müşteri hizmetlerini geliştirmek gibi bazı kurumsal hedeflere ulaşmayı amaçlayan bir plan oluşturur. Bununla birlikte, planlamanın, bir kuruluşun hedeflerine, bölünme hedeflerine, departman hedeflerine ve takım hedeflerine dayanarak son derece uzmanlaşabilen devam eden bir adım olduğunu belirtmek önemlidir. Kendi alanlarında hangi hedeflerin planlanması gerektiğini anlamak yöneticiye bağlıdır.
Örneğin, kayıt yöneticisi Elif’in işletme programına kaydolan öğrenci sayısında sürekli bir düşüş fark ettiğini varsayalım, bu nedenle o alandaki kayıtları artırmak için bir hedef oluşturuyor. Elif, öncelikle lisans danışmanlarının kayıt sayısını artırmak için kendisi ve kayıt danışmanları ekibinin atması gereken adımları haritalamak için zaman harcamalıdır. Bu adımlar, işle ilgili sitelerdeki çevrimiçi reklamları artırmak, televizyon veya radyo için yeni bir reklam oluşturmak, mevcut işletme öğrencilerinden arkadaşlarına ve ailesine programa kaydolma veya yerel liselere veya topluluk kolejlerine gitme gibi sorular sormasını içerebilir. Önümüzdeki dönemde üniversiteye kayıt yaptırabilecek öğrencilerle doğrudan konuşmak gibi planlamalarda olabilir.
Etkili Planlamanın Önündeki Engeller
Elif, lisans işletme öğrencilerinin kayıtlarını nispeten hızlı bir şekilde nasıl artıracağına dair iyi bir plan geliştirmiş olsa da, tüm yöneticiler çok şanslı değil. Aslında, planlama sürecini engelleyebilecek çeşitli engeller vardır. Örneğin, Elif, kayıt numaralarıyla ilgili sorunların nasıl üstesinden gelineceğini planlama konusunda daha önce deneyim sahibi olduğu için şanslıydı. Bununla birlikte, tüm yöneticiler etkili bir şekilde nasıl planlanacağı konusunda deneyim ve bilgiye sahip değildir. Nasıl planlanacağını bilmek buzdağının sadece görünen kısmıdır. Örgütsel bir hedefe ulaşmayı amaçlayan planları nasıl yürürlüğe koyacağını anlayan yöneticiler bile etkili planlama için engellerle karşılaşırlar. Bazen planlama sürecinin başarısını etkileyen nasıl planlanacağı bilgisi değil, doğru bilgi veya kaynak eksikliğidir. Bir yemlik doğru olmak için bilgiye ihtiyaç duyacaktır, bir plan oluştururken güncel ve güvenilir; aksi takdirde başarısız olma ihtimali artar.
Bazı yöneticiler planlama yaparken yeterince ileriye bakmamak gibi kritik bir hata yaparlar. Geleceğin pahasına şimdiki zamanda sıkışıp kalıyorlar. Kısa vadede çok fazla vurgu yapmak ve bir planda uzun vadeli faktörlere yeterli olmamak yıkıcı sonuçlara yol açabilir. Esasen, yöneticiler ağaçlara bakarken ormanın görüşünü kaybetmemeye dikkat etmelidir.
Belirsizlik ve başarısızlıktan korkan yöneticiler, üzerinde kontrol altında hissettikleri planlar yapmaya odaklanacaktır. Bir yöneticinin kontrol edebileceği olaylara, kişilere ve şeylere odaklanmak, yöneticinin dış ortamda bir değişiklik olduğunda tepki verme yeteneğini sınırlar. Yine, bu zorluklara uyum sağlayamamak, bir örgüt ve hedeflerine ulaşma yeteneği üzerinde olumsuz bir etki yaratabilir. Aynı şekilde, planlama sürecine bağlılığı olmayan yöneticiler de vardır. Kabul edelim; planlama zaman alıcı ve zorlu bir süreç olabilir.
Planlamada yöneticilerin karşılaştıkları engeller listesi önemlidir. Bununla birlikte, bu konular hakkında bir farkındalık yaratarak, sürecin erken aşamalarında tanımlanabilirler. Bu sorunlar belirlendikten sonra, bir yönetici bu hedeflerin üstesinden gelmek için gerekli adımları atmalıdır, böylece organizasyonel hedeflere yönelik çalışma yolunda devam edebilir.
Makale Özeti
Hadi gözden geçirelim. Yönetsel işlevlerden ilki planlamadır. Birçoğu planlamanın yönetimsel işlevlerin en temel olduğuna inanmaktadır, çünkü örgütleme, liderlik, kontrol ve personel dahil tüm diğer işlevler planlama işlevinden kaynaklanmaktadır. Planlama, bir kuruluşun neyi başarmak istediğini ve bu amaca ulaşmak için nasıl ilerleyeceğini değerlendirerek örgütleri yarın için hazırlar.
Planlamanın avantajları şunları içerir:
Etkili planlamanın planlama sürecini engelleyebilecek çeşitli engelleri vardır, bunlar arasında:
Etkili yöneticiler, planlama sürecindeki bu engelleri kabul etmek için zaman ayırır ve bunların üstesinden gelmek için çalışırlar, böylece örgütsel hedeflere yönelik çalışma yolunda devam edebilirler.
