Yönetim bilgi sistemleri (YBS) her kuruluş için önemli bir veri kaynağıdır. Bu verilerin nasıl gözden geçirildiği ve analiz edildiği yöneticilerin sorumluluğundadır ve bu makalede yönetim bilgi sistemlerinin rolünü ve YBS’in üretebileceği farklı veri türlerini nasıl kullanabileceğini açıklayacağız.
Bilgileri Yönetme
Hiç zaman yolculuğunu düşündün mü? Zamanda geriye veya ileriye gitmek çok güzel bir şey olurdu. Zamanda geriye gidebilir ve hayatınızın bazı bölümlerini yeniden yaşayabilir veya zaman içinde ilerleyebilir ve nerede sonlanabileceğinizi veya hayatınızın neye benzeyebileceğini görebilirsiniz.
Artık hepimiz zaman yolculuğunun mümkün olmadığını biliyoruz (ımmmm, biliyoruz, değil mi?). Ancak mümkün olan bir şey, dünyamızı daha iyi anlamamıza ve yönetmemize yardımcı olacak bilgileri veya verileri gözden geçirmek için zamanda geriye gitmek. Ayrıca, geleceğe bakabilecek ve bize yolda neler olabileceğine dair eğitimli bir tahminde bulunabilecek harika tahmin araçları da kullanabiliriz.
Tuhaf görünse de, şirket içinden ve dışından veri toplayan ve bunu yönetim tarafından kullanılabilmesi için işleyen organize bir bilgisayar sistemi olan yönetim bilgi sistemlerinden (YBS) bahsediyoruz. Gerçek şu ki, yönetim bilgi sistemleri yönetim sürecinin kritik bir parçasıdır ve niceliksel yönetimin kilit bir yönüdür. Basitçe söylemek gerekirse, veri olmadan etkili bir şekilde yönetemeyiz çünkü devam edeceğimiz tek şey içgüdülerimiz ve öznel gözlemlerimizdir. YBS’in yönettiği veriler, verileri toplayıp analiz ederek zamanda geriye bakmamızı, şimdiki zamanı incelememizi veya gelecekte ne olabileceğini tahmin etmemizi sağlar.
Ev inşa etmek
Bir ev inşa etmeyi düşünmek için bir dakikanızı ayırırsak, yönetim bilgi sistemlerine yönelebiliriz. Oldukça geniş bir gerginlik olduğunu biliyorum, ama benimle kal ve ne demek istediğimi görmeye başlayacaksın.
Diyelim ki bir ev inşa etmek istiyorsunuz. Şantiyede ortaya çıkarsınız ve tüm malzemeler oradadır: ahşap, sıhhi tesisat, halı, boya ve ihtiyacınız olduğunu hayal edebileceğiniz her şey. Şimdi, evi inşa et. Bu da ne? Nasıl olduğunu bilmiyor musun?
Aynı benzetme, bir iş yürütmeye baktığımızda da kullanılabilir. Yöneticiler sadece sabahları kalkıp çalışmaya başlamazlar. Ne yaptıklarını veya ne yapılması gerektiğini bilmek için bilgiye – verilere – ihtiyaç duyarlar. Bu veriler YBS’den gelir ve yönetim bilgi sistemleri tarafından yönetilir ve yöneticinin işletmeyi yürütmek için ne yapması gerektiğini anlamasına yardımcı olur.
Yöneticiler görünmez, bir sürü inşaat malzemesi görmez ve ne yapacakları hakkında hiçbir fikirleri yoktur. Bunun yerine, ekiplerini ihtiyaç duydukları şekilde yönetebilmeleri, yönlendirebilmeleri ve yönlendirebilmeleri için çıktılar ve verilerden çıktılar ve raporlar hazırlıyorlar. İşletmelerin büyümesi şans eseri değildir. Bunun yerine, verilerin analizini takip eden dikkatli bir planlamadır. Tıpkı tartıştığımız gibi, eğer yönetim verileri toplayacak insanlara sahip olmasaydı, bu mantıklıydı, tıpkı konuştuğumuz ev örneği gibi bir yığın malzemeye sahip olacaklardı. Yöneticiler bilgi yönetimi ekibinden ihtiyaç duydukları verileri derlemelerini ister, böylece tüm bu bilgileri analiz edebilir ve işlerini büyütmek için hepsini bir araya getirebilirler.
Ham Veri
Veriler, bir yöneticinin görebileceği ve anlayabileceği bir şeye birleştirilmek için şirketin kullandığı veri sisteminden alınmalıdır. YBS ham verileri barındırır ve hiçbir şekilde yöneticinin görmesi için organize edilmez ve biçimlendirilmez. Bunun yerine, raporlar derlenebilir, kaydedilir ve gözden geçirilebilmesi için verileri sistemden almak üzere düzenli aralıklarla çalıştırılır.
Çoğu şirketin kullandığı standart raporlar vardır ( finansal raporlar , envanter raporları vb.) Ve şirketin günlük veya haftalık olarak çalıştırılmasına yardımcı olurlar. Şirkette bu alanlardan sorumlu olan bireyler, çok fazla stok olup olmadıklarını, satışların yukarı veya aşağı veya işin diğer önemli yönlerini kontrol etmek için düzenli olarak bu raporları alırlar. Bu tür veriler standarttır, eğer isterseniz ve temel iş ihtiyaçlarının sonucudur.
Veri İleri ve Geri Görünüyor
Standart raporlara sahip olmak harika, ancak her zaman bize bir iş yürütürken ya geriye dönüp bakmamız için gereken bilgileri vermeyecekler. Nerede olduğunuzu bilmek, şu anda bulunduğunuz yere nasıl geldiğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Bu süreci anlamak, geleceği planlamanıza yardımcı olacaktır. Yine de, verilerden bahsettiğimizi hatırlamak zorundayız ve bunu yorumlamak ve geleceği planlamak için kullanmak yönetim ekibine bağlıdır. Bu nedenle, yöneticiler zaman zaman belirli bir alana veya konuya odaklanabilecek özel raporlar ister.
Örneğin, diğer tüm ürünlerinizden daha az satan belirli bir öğenin satışıyla ilgili bazı veriler yayınladığınızı varsayalım. Verileri incelerken, ürünün satılmadığı aylar olduğunu görürsünüz. Sonuç olarak, aynı zamanda satışlarınızın acı çektiği aylar ve şirketin devam etmesini sağlamak için gereken parayı kazanmak için uğraştığınız aylardır. Bu veriler size geçmişte neler olduğunu ve şu anda sahip olduğunuz sonuçları neden aldığınızı gösterir. Fakat gelecek için plan yapmanıza nasıl yardımcı olabilir? Sonuçta, sihirli bir kristal topa değil, sadece mevcut durumunuzu anlamak için gözden geçirdiğiniz verilere bakıyorsunuz.
Bu veriler size, o ürünü satılmadığı aylarda satmak için bir yol bulmanız gerektiğini veya işinize yardımcı olması için bu zaman dilimi içinde satmak için başka ürünler bulmanız gerektiğini belirtir. Bu nedenle, baktığınız bu geçmiş veriler geleceği planlamanıza yardımcı oluyor. Gelecek için planlama yapmanıza yardımcı olması için bu verileri topladığınızı anlamak önemlidir, ancak verdiğiniz kararların doğru olacağının garantisi değildir. Bunun yerine, verilerinizden alınan bilgilere dayanarak bilgilendirilmiş kararlardır.
İki Veri Türü
Biraz komik gelebilir, ancak tüm bu verilerin bölünmüş bir kişiliği vardır. Ya olabilir nitel denetim veya bir sorunun ya da konunun, ya inceleyen bazı türü ile nasıl ve neden açıklıyor nicel önlemler kadar uzun ya da ne sıklıkta şey istatistiksel analizi yoluyla gerçekleşiyor. Dolayısıyla, yöneticiler doğru kararlar verebilmeleri için verileri incelemek istediklerinde ne tür veriler aldıklarını anlamalıdırlar.
Nicel verilerin onlara bir şeyin ne sıklıkta meydana geldiğini veya bir durumun ne kadar süredir var olduğunu anlattığını görmek kolaydır, ancak bu bilgilerden nitel bir analiz geliştirmeleri gerekir (ilk elden gözlemlerle nasıl ve neden gerçekleştiği veya diğerleri). Bu, yöneticinin bireylerle konuşması veya hatta farklı bir rapor istemesi olabilir.
Verilerimiz olsa da, bize bilmemiz gereken her şeyi söyleyemez ve neden gelmekte olduğunu ya da sonuçların neden olduklarını bir araya getirmek için bir yöneticiye ihtiyacımız var.
Makale Özeti
Çoğu yönetim bilgi sistemi bize nicel veriler verir ve bu bilgileri almak, kalitatif verilerle karıştırmak ve daha sonra bir karara varmak yöneticiye bağlıdır.
Unutmayın, iki tür verimiz vardır:
- Bir sorunun veya sorunun bir tür incelemesi veya görüntülenmesiyle nasıl ve nedenini açıklayan nitel
- İstatistiksel analiz yoluyla bir şeyin ne kadar süreyi veya ne sıklıkta meydana geldiğini ölçen nicel
Bu iki kaynağı almak ve birleştirmek, bir yöneticinin nicel yönetim dünyasında bilinçli kararlar almasına yardımcı olur. Bu nedenle, yönetici bilgi isteyebilirken, bu bilgileri almak ve gözden geçirilip değerlendirilebilecek bir biçime koymak yönetim bilgi sistemine ve insanlara bağlıdır. Daha sonra, yönetici bir sonuca varmaya yardımcı olmak için nitel verileri alır ve birleştirir.
